TIETOSUOJASELOSTE

INCHCAPE RETAIL FINLAND OY

 

1. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Inchcape Retail Finland Oy (“Inchcape Retail” tai “me”) käsittelee henkilötietoja; mitä henkilötietoja Inchcape Retail kerää, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa, ja miten rekisteröity voi hallita käsittelyä. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, jota Inchcape noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Inchcape Retailin tarjoamiin tuotteisiin ja palveluihin myymälöissä, näyttelytiloissa, verkkosivuilla ja muissa verkkopalveluissa sekä markkinoinnin välityksellä (”Tuotteet” ja ”Palvelut”). Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin henkilöihin, joiden tietoja käsitellään (”rekisteröity”) edellä mainittujen Tuotteisen ja Palvelujen yhteydessä. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan palvelujen tarjoajiemme edustajien ja ulkoisten kumppaniemme henkilötietojen käsittelyyn.

Olemme sitoutuneet suojaamaan rekisteröityjen yksityisyyttä ja noudattamaan kaikessa henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”).

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (rekisteröity) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja on määritelty. Esimerkkejä henkilötiedoista ovat: nimi, paikkatieto, sähköpostiosoite ja syntymäaika.

Verkkosivustomme voi sisältää linkkejä verkkosivuille/verkkosivustoille ja palveluihin, joita operoivat muut organisaatiot, ja joita me emme hallinnoi. Tämä tietosuojaseloste ei sovellu niiden käyttöön, joten kehotamme tutustumaan niiden tietosuojaselosteisiin. Emme vastaa muiden verkkosivustojen tai palvelujen tietosuojaselosteista tai käytännöistä (vaikka siirryt niille käyttämällä verkkosivuillamme olevia linkkejä). Me tarjoamme nämä linkit vain lisätietona palvellaksemme sinua paremmin.

 

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojasta vastaava henkilö:

2.1. Rekisterinpitäjä:

Inchcape Retail Finland Oy
Y-tunnus: 3466943-1
Osoite: Laivalahdenkatu 8 a, 00880 Helsinki
Voit lähettää pyynnön lähettämällä sähköpostin osoitteeseen: info@mazda.fi ja laittamalla otsikoksi ”henkilötietokysely”.

Inchcape Helsinki Retail Oy kuuluu Inchcape PLC -konserniin, joka on maailmanlaajuinen jakelu- ja jälleenmyyntiyhtiö korkealuokkaisten ja luksusautojen alalla. Inchcape PLC:n pääkonttori sijaitsee Lontoossa, Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja on listattu Lontoon pörssissä.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia siihen käyttötarkoitukseen, johon ne on kerätty tai hankittu, ja käsittelemme tietoja lakien ja säädösten mukaisesti pääasiassa seuraaviin tarkoituksiin:

• asiakaspalveluun ja viestintään
  • tuotteiden ja palveluiden suunnitteluun ja kehittämiseen
  • asiakastyytyväisyyden mittaamiseen
  • markkinointiin kuten markkinatutkimukset, markkinoinnin edistäminen ja analyysi sekä statistiikan tuottaminen
  • verkkosivujemme vierailusi käyttäjäkokemuksen parantaminen
  • jakelun strategian suunnittelu
  • Tuotteisiin ja Palveluihin liittyvien tiedustelujen käsittely
  • takaisinsoitot ja palvelukampanjat
  • hallinnolliset toimenpiteet
  • takuu- ja tuotevastuuvelvollisuuksien hoitaminen
  • lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen (esim. kirjanpito ja muu erityislainsäädäntö) ja raportointivelvollisuuksien hoitaminen kuten verolakeihin liittyvä raportointi
  • väärinkäytösten estäminen

Käsittelyn perusteena on rekisteröidyn ja Inchape Helsinki Retailin välisen sopimuksen toteuttaminen tai valmistelu ja Inchape Retail Helsingin oikeutetut edut.
Kun käsittelemme henkilötietoja sovellettavan lain vaatimusten ja / tai lakien ja määräysten mukaisesti ja / tai takuu- ja tuotevastuuseen liittyvien velvoitteiden mukaisesti ja / tai raportointivelvoitteidemme mukaisesti, käsittelyn perusteena on oikeudellinen velvoite.
Oikeutettuihin etuihimme kuuluvat Tuotteiden ja Palveluiden hallinnointi ja kehittäminen sekä toimenpiteet, jotka ovat välttämättömiä tuotteisiimme tai palveluihimme liittyvien tiedustelujen hoitamiseen.

Kun henkilötietoja käytetään sähköiseen suoramarkkinointiin (kuten ottamalla yhteyttä sähköpostitse), markkinointi perustuu lain edellytysten mukaisesti suostumukseesi (opt-in), jonka voit perua milloin tahansa. Sinulla on myös oikeus vastustaa tällaista markkinointia, ja se on mahdollista tehdä myös etukäteen (opt-out).

Tarkoituksenamme ei ole kerätä erityisiä (arkaluonteisia) henkilötietoja, mutta rekisteröidyt voivat luovuttaa meille tällaisia tietoja vapaaehtoisesti, jolloin niiden käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. Sellaisten henkilötietojen käsittelyn osalta, joihin olet antanut suostumuksesi, voit perua sen, milloin tahansa, jonka jälkeen emme enää jatka tietojesi käsittelyä kyseiseen tarkoitukseen. Ks. alla olevat ohjeet (Rekisteröidyn oikeudet). Noudatamme pyyntöäsi, mikäli meillä ei ole lain mukaista perustetta kieltäytyä noudattamasta sitä.

 

 

4. Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet

Keräämme rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

1. Yhteystiedot: Nimi, yhteystiedot, syntymäaika ja asiointikieli.

2. Yksilöintitiedot: Kansallinen tunniste.

3. Asiakassopimuksen tiedot ja laskutustiedot: Laskun tunniste, velan määrä, takuutiedot.

4. Ajoneuvo ja muu olennainen tuote- tai palvelutieto: Ajoneuvon tunnistetieto ja rekisterinumero.

5. Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot: Asiakastyyppi (yksityinen/yritys), asiakkaan työnantaja (leasing tarkoitukseen), asiakaspalaute, valitukset ja muu asiakasviestintä.

6. Markkinointitiedot: Yhteystiedot ja markkinointimieltymykset, tapahtumat, kilpailut ja tutkimukset, markkinointiin liittyvät suostumukset ja kiellot.

7. Sähköiset tunnistetiedot ja laitetiedot: Evästetiedot, hakutiedot, käyttöjärjestelmä, palvelin ja domain, verkon selailutiedot, yleiset IP-osoitteeseen perustuvat paikannustiedot tai mobiililaitteesta saatu paikannustieto.

8. Muu vapaaehtoinen tieto: Muu rekisteröidyn toimittama henkilötieto (kuten toiveet ja mieltymykset).

 

henkilötietoja seuraavista lähteistä:

Rekisteröity toimittaa meille tietoja, kun hän ottaa yhteyttä meihin, vierailee meillä, käyttää Tuotteitamme ja Palvelujamme (mukaan lukien verkkopalvelut ja sosiaalinen media) ja osallistuu markkinointiimme.

Automaattisesti kerätyt tiedot rekisteröidyn käyttäessä Tuotteitamme ja Palvelujamme esim. verkkopalvelut ja verkkosivuvierailut.

Asiakassopimustiedot ja muilta kolmansilta osapuolilta saadut tiedot kuten paikalliset ajoneuvorekisteröintipalvelut ja muut julkiset ja yksityiset rekisterit sekä kolmansien osapuolten toimittajat (esim. verkkosivujen ylläpito).

 

5. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen henkilötietojesi käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön noudattamiseksi. Halutessasi lisätietoja siitä kuinka kauan säilytämme tiettyjä henkilötietoja ennen kuin ne poistetaan järjestelmistämme ja tietokannoistamme, ota yhteyttä osoitteeseen info@mazda.fi

 

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Inchape PLC-konserniin kuuluvat yhtiöt voivat käsitellä henkilötietojasi.

Inchape voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille. Inchape varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

Henkilötietoja jaetaan palveluntarjoajillemme ja kolmansille osapuolille kuten jälleenmyyjille. Jaamme henkilötietoja mm. seuraaville käsittelijöille: Automaster, Palvelu Plus Oy, Umbraco, Microsoft, Salesforce ja Bisnode Finland Oy.

Henkilötietoja voidaan erityistapauksissa joutua luovuttamaan esim. viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa.

Lisäksi henkilötietoja siirretään automerkkien valmistajille, joita Inchcape PLC edustaa kuten Mazda Motor Europe.

Muut tiedonsiirrot
Mikäli Inchape on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Henkilötietoja voidaan siirtää kolmansille osapuolille lakisääteisten velvoitteiden tai viranomaisten määräysten johdosta ja mahdollisten Tuotteittemme ja Palvelujemme väärinkäytösten selvittämiseksi kuten myös tuotteiden ja palvelujen turvallisuuden varmistamiseksi.

Tiedonsiirto EU/ETA:n ulkopuolelle
Mikäli henkilötietoja siirretään Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen ja/tai perustuen EU-US Privacy Shield -järjestelyyn.

Seuraavat vastaanottajat voivat käsitellä henkilötietoja EU/ETA:n ulkopuolella: Mazda Motor Europe.

 

7. Henkilötietojen suojaus

Olemme sitoutuneet noudattamaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön tietoturvavaatimuksia ja teemme kaikki vaadittavat toimenpiteet varmistaaksemme rekisteröityjen henkilötietojen turvallisuuden ja tämän tietosuojaselosteen mukaisuuden.

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen turvaamiseksi.
Säilytämme tietoja lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille, ja suojatuissa IT-ympäristöissä.

IT-ympäristöt on suojattu palomuureilla ja muilla asianmukaisilla toimenpiteillä sekä kehittyneellä monitoroinnilla. Vaadimme myös palveluntarjoajiltamme asianmukaisia menetelmiä rekisteröityjen henkilötietojen suojaamiseksi.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Henkilötietoihin pääsy on rajoitettu vain niille työntekijöille, jotka tarvitsevat niitä suorittaakseen tehtävänsä. Työntekijöillä ja käsittelijöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

 

8. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista.

Rekisterinpitäjä poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

 

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus häntä koskevien tietojen käsittelyyn. Perumisella ei ole vaikutusta sitä aiemmin suoritettuun käsittelyyn. Rekisteröity voi koska tahansa perua minkä tahansa suostumuksena ottamalla yhteyttä meihin kappaleessa 2 annettuihin yhteystietoihin.

Rekisteröity voi myös kieltäytyä kaikesta suoramarkkinoinnista ja voi perua sähköistä suoramarkkinointia koskevan suostumuksen noudattamalla markkinointiviestintään sisältyviä ohjeita (esim. sähköpostiin tai tekstiviestiin liitetty tilauksen peruuttamistoiminto).

 

Oikeuksien käyttäminen

Voit lähettää pyynnön lähettämällä sähköpostin osoitteeseen info@mazda.fi ja laittamalla otsikoksi ”henkilötietokysely”.

Voit myös lähettää pyynnön sähköpostilla tai kirjeitse käyttämällä kappaleessa 2 annettuja yhteystietoja. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Voimme pyytää tarpeen mukaan lisätietoja voidakseen täyttää edellä mainitut pyynnöt.

Käsittelemme pyyntösi saatuamme kaikki pyyntöösi liittyvät tarpeelliset tiedot (ml. henkilöllisyyden varmistus). Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Voimme kieltäytyä käsittelemästä pyyntöjä, jotka ovat suhteettoman toistuvia, kohtuuttomia tai ilmeisen perusteettomia.

 

9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

 

10. Muutokset tietosuojaselosteeseen

 

Tätä tietosuojaselostetta voidaan joutua muuttamaan ajoittain tarpeen vaatiessa. Kaikki muutokset ovat saatavilla verkkosivuillamme, jossa tätä tietosuojaselostetta julkaistaan. Mikäli muutamme käsittelyn tarkoitusta, pyydämme rekisteröidyiltä erillisen suostumuksen.

Tietosuojaseloste on julkaistu 02.10.2024.